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20 mai 2016 dans S'organiser

Couverture du livre S'organiser pour réussirGTD est la méthode actuelle la plus courante d'organisation personnelle. GTD signifie Getting Things Done, ce qui veut dire en gros "Arriver à faire les choses" (approximation personnelle). Elle a été créée par l'américain David Allen, qui l'a décrite dans le livre du même nom en 2001, sous-titré "l'art de l'efficacité sans le stress". Ce livre a été traduit en français en 2008 par "S'organiser pour réussir".

C'est rapidement devenu une référence. Vous pouvez trouver une page wikipedia sur le sujet. Quantités de blogs en parlent, aussi bien en français qu'en anglais. De nombreux logiciels et autres applications mobiles existent pour vous aider à mettre en œuvre cette méthode, ainsi que de la papeterie. C'est donc une base à connaître, même si on n'est pas obligé de la suivre à la lettre.

Ce n'est pas une méthode de gestion de temps, mais de gestion des tâches, des choses à faire.L'objectif est de faire avancer vos projets divers et variés. Voici les grands principes que j'ai retenus de cette méthode.

  1. Le principe le plus fondamental est qu'il faut répertorier TOUT ce que vous avez à faire dans votre vie, aussi bien personnelle que professionnelle. En permanence. Cela semble fastidieux, mais c'est la base pour se vider la tête et évacuer le stress, dit l'auteur. Pour cela, vous devez vider vos boites de réception diverses (courrier papier, boite e-mail, idées et projets que vous avez en tête ou noté sur des bouts de papier, documents qui trainent sur votre ordinateur) très régulièrement, en affectant aussitôt les tâches et les documents dans votre système de gestion (votre todo-liste, mais pas seulement !). C'est la phase de collecte et de traitement.
  2. Vous devez effectuer immédiatement toute tâche prenant moins de deux minutes. Elle n'a pas besoin d'encombrer votre système !
  3. Les actions doivent être classées par projet et par contexte. C'est la phase d'organisation. Le projet est un objectif à atteindre, qui exige tout un ensemble de tâches à réaliser. Cela peut être une réunion à préparer, un livre à écrire, un voyage à planifier, un déménagement, etc. Pour chaque projet, on ne va garder dans sa todo-liste que la prochaine action à réaliser, afin de se focaliser sur le présent ou le futur proche. Le contexte est moins simple à appréhender, à mon avis. Il s'agit de définir à quel endroit ou quel moment ou dans quelle circonstance peut se réaliser l'action.
  4. Le système de gestion doit comporter un agenda pour gérer les échéances à une date précise, des dossiers de référence pour la documentation utile, une todo-liste ne comportant que les prochaines actions à faire pour chaque projet, une liste de projets planifiés (c'est là qu'on trouvera les autres actions qui suivront), et une liste de réserve (idées à faire un jour, peut-être). Et une grande corbeille pour jeter tout ce qui n'a pas d'intérêt immédiat ni futur.
  5. Cinquième principe : chaque jour, on commence par consulter son agenda. A tout moment libre, ensuite, on consulte sa todo-liste en fonction de son contexte afin de sélectionner l'action à réaliser.
  6. Dès qu'une action est exécutée, il faut intégrer l'action suivante du projet concerné dans la todo-liste.
  7. Il faut faire une revue, un tour complet (même rapide) de votre système toutes les semaines pour traiter les nouvelles infos qui n'ont pas été gérées au jour le jour (vos notes diverses, ou vos nouvelles idées), puis  réorganiser le tout selon l'évolution de vos priorités et de vos disponibilités. Rien ne doit être trop figé. Ne pas oublier de regarder votre liste de réserve régulièrement.

Le livre vous propose un schéma global de traitement, et vous donne plein de conseils pour chaque élément du système, bien sûr. En anglais, vous pouvez consulter le blog officiel de GTD.

Voila, maintenant, dès que vous verrez le fameux acronyme GTD sur un blog ou une application, vous saurez de quoi il s'agit !

Concrètement, vous pouvez utiliser vos listes privées de  ListoLabo pour gérer :

  • la liste de vos prochaines actions,
  • une liste par projet des actions suivantes à venir,
  • la liste de réserve (les idées de choses à faire un jour),
  • éventuellement votre échéancier, si vous n'avez pas d'agenda par ailleurs.